Tips från ADHD-aren: Samla ihop alla dokument

I förra inlägget av artikelserien har jag beskrivit den tekniska utrustningen som jag använder för mitt ”ADHD-system” med syfte att minska friktionerna som diagnosen ADHD innebär för min omgivning: en mobiltelefon, en dator och en LiveScribe-penna.

Det här inlägget är tänkt att utgöra början till den mer handfasta beskrivningen: så här gör jag rent praktiskt för att få all information in i samma låda – för att därigenom minimera risken att något faller bort.

Ett av naven i mitt system är programmet Evernote. Med hjälp av Evernote kan du enkelt samla information (och/eller dokument) på digitalt sätt, kategorisera den informationen och på så sätt även enkelt hitta den vid ett senare tillfälle. Det som gör Evernote i mina ögon väldigt användbart är framförallt:

  • det finns programvara för både Mac och PC (på Linux kan det användas utan problem med t.ex. Wine).
  • det finns mobil programvara för bl.a. Android, Symbian och iPhone.
  • allt är tillgängligt på alla kopplade datorer och telefoner – och även via valfri webbläsare, tack vare en utomordentlig genomarbetat webbplats.
  • dokument som laddas upp (oavsett om det är wordfiler, PDF-er eller inskannade/fotade dokument) blir genomsökbara tack vare en välfungerande OCR-mekanism.

Evernote finns både i en gratis version och en betalvariant. På grund av mitt extremt flitiga användande av verktyget pungar jag gladeligen ut de fyra dollar som premiumversionen kostar per månad.

Nog om verktyget. Rent praktiskt använder jag det på följande sätt:

Pappersdokument

Närhelst jag får ett pappersdokument (det kan vara en räkning, ett brev en handling på jobbet etc), så använder jag kameran i min mobiltelefon för att ta kort på dokumentet. Efter att jag snabbt klipper bort kanterna etc direkt på telefonen laddar jag sedan upp dokumentet direkt till Evernote. I samband med uppladdningen anger jag även vissa kategorier, som t.ex. avtal för juridiska dokument som jag behöver spara eller garanti för kvitton och andra garantibevis. Räkningar som jag behöver betala taggas med en kategori i formatet faktura_månad, dvs t.ex. faktura_12 för en faktura som ska betalas under december. (Hur jag sedan följer upp och försöka se till att verkligen betala blir föremål för ett annat inlägg i serien).

När den ”primitiva” inskanningen med hjälp av ett enkelt foto från mobilen är gjort, är det direkt dags att arkivera lappen i papperskorgen. Jag behöver inte längre leta efter högen med fakturor för just den månaden, jag behöver inte vara rädd att jag lägger den på fel ställe.

Jag vet att den nu finns i ett säkert system – och behöver inte längre bekymra mig över pappershögarna.

E-post

När det gäller e-post förfar jag på ett liknande sätt: är det ett e-post-meddelande som behöver sparas, så vidarebefordrar jag det antingen direkt till Evernote (med hjälp av en särskild e-post-adress som du kan skicka till när du registrerar ett Evernote-konto).

Utskrift som PDF direkt till Evernote på Mac

Som ett bekvämt alternativ använder jag funktionen på Mac eller Linux att direkt skriva ut mailet till en PDF-fil och skicka till Evernote.

På samma sätt som ovan använder jag taggar för att få en viss ordning i alla uppladdade dokument. Exemplet med räkningar igen: jag får ett antal räkningar via e-post och dessa förses med taggen faktura_månad på samma sätt som pappersfakturor.

På de sättet slås de ihop till en samlad fakturamapp – och jag kan vara trygg och säker om att alla fakturor för den aktuella månaden kommer vara enkla att hitta under den relevanta kategorin.

Inget diffust letande i en mängd olika pappershögar längre.

Intressanta webbplatser och blogginlägg

Ett liknande tillvägagångssätt använder jag, när jag hittar ett intressant blogginlägg, artikel i en onlinetidning eller webbplats: jag använder ett enkelt bokmärke i mina webbläsare för att skicka länken och innehållet av webbsidan till (den kostnadsfria) tjänsten Instapaper och därifrån vidare till Evernote. Grundtanken med Instapaper är egentligen att spara länkar som du tycker verkar vara intressanta men som du inte har tid/möjlighet att läsa just nu. Har du lagt upp ett antal sådana intressanta länkar kan du senare hitta dem igen och plöja igenom dem i lugn och ro.

Det som gör Instapaper så användbart för just mina behov är att även kommentarer som jag skriver om andra webbplatser (på t.ex. Twitter, Facebook eller Google Reader) kan bli synkroniserade och automagiskt överförda till Evernote.

Telefonsamtal och personliga möten

Telefonsamtal är troligen min ”svagaste” sida. Jag ogillar av någon anledning att prata i telefon – vilket antagligen även påverkar ”kvalitén” av samtalen jag för. Det hela har dock blivit åtminstone hundra gånger bättre med hjälp av följande ”enkel” vana: så snart det är fråga om ett telefonsamtal där viktiga frågor berörs, ”outar” jag mig för samtalspartnern att jag har ADHD och därför gärna skulle vilja spela in samtalet för att inte glömma bort något som kanske är viktigt. Hittills har inte en enda person nekat mig det önskemålet.

Efter godkännande slår jag sedan på högtalartelefonen och plockar fram min LiveScribe penna (mer om den i ett tidigare inlägg). Sedan är det bara att börja skriva ner minnesanteckningar i blocket och samtidigt automatiskt spela in allt vi säger.

När samtalet är slut och vid nästa tillfälle som jag kopplar pennan till datorn synkas både anteckningarna och ljudinspelningen automatiskt och skickas till…. du gissade rätt: Evernote.

På samma sätt hanterar jag möten ”i det verkliga livet”: så långt det bara går gör jag anteckningar med LiveScribe-pennan och informationen synkas direkt till Evernote.

Resultatet?

Det upplägget medför att i princip alla olika typer av information som jag får till mig och som (kan) vara av värde i framtiden hamnar i ett och samma system (Evernote).

Risken att jag tappar bort något i det här första steget, insamlingen av information och/eller dokument, har minimerats radikalt.

Hur de efterföljande stegen ser ut, hur informationen vidarehanteras och vilka verktyg jag använder för att försöka hålla kvar uppmärksamheten, det blir teman för framtida inlägg i serien.

.

Rubrikfoto: kotofoto

You are reading Mitt ADHD-system Read more from this series of articles.

Facebook Comments

3 tankar på “Tips från ADHD-aren: Samla ihop alla dokument

  1. Som en flitig användare av och ivrig förespråkare för Evernote kan jag bara hålla med om ypperligheten av verktyget. Jag använder sen tre månader tillbaka samma metod att scanna in fakturorna så snart dom kommer in, sätter sedan Sista betaldatum som dokumentet datum i Evernote. på så sätt håller jag kollen på vad som är på G. Nu har jag inte företag, men jag kan bara ana vilken underlättnad det måste vara för just företagare. Och för personer som dig Tjomas måste ju den här vertktygspaletten vara underbar!
    Grattis till en utmärkt serie artiklar! 🙂

Lämna en kommentar